La Suite di Google è uno spettacolo. Scopri perché

Google Workspace è uno spazio virtuale dove i legami lavorativi si solidificano. Scopri perchè scegliere la Suite di Google e che vantaggi ci sono

Google Workspace: lo spazio virtuale per il tuo business

In seguito alla pandemia da Covid-19, il mondo del lavoro è cambiato drasticamente. Se prima questo si svolgeva esclusivamente in azienda, ora è possibile lavorare in qualsiasi parte ci si trovi. Questo è stato possibile con il crescente passaggio da computer a mobile, che ormai offre una miriade di funzionalità. Il tutto poi, è stato favorito dalla forte crescita di piattaforme dedicate interamente al mondo del lavoro. 

Qualche anno fa ci si affidava alla suite di Microsoft per effettuare le abitudinarie attività lavorative. Tramite la sottoscrizione di un abbonamento, questa ti permette di creare presentazioni, redigere documenti e utilizzare fogli di calcolo. La continua digitalizzazione e la pandemia, hanno portato alla crescita di applicazioni in precedenza considerate secondarie. Conosciuta anche con il nome di G Suite, Google Workspace, grazie ai suoi servizi offerti si è guadagnata una posizione competitiva rispetto al suo avversario. In questo articolo andremo a fare un focus su cos’è Google Workspace e come funziona, così da averne una visione completa e chiara. 

Che cos'è Google Workspace? 

Google Workspace racchiude al suo interno tutte quelle applicazioni destinate ad un uso lavorativo. Deducibile anche dal nome stesso, si tratta di uno spazio di lavoro, sul quale creare documenti, fogli di calcolo affiancati da grafici, presentazioni e sondaggi da sottoporre ai propri clienti. Questa applicazione è messa a disposizione di tutti gli utenti, i quali possono scegliere se usufruirne da pc o da smartphone. Inoltre, è compatibile su qualsiasi tipo di dispositivo, come ad esempio notebook o ipad. I servizi offerti da Google Workspace sono molteplici. 

Al suo interno possiamo trovare Gmail, differente dalla forma gratuita in quanto personalizzabile sulle esigenze professionali, Calendar professionale per programmare eventi e riunioni, Drive che permette un ampio spazio di archiviazione, non solo per i documenti ma anche foto e file di Microsoft. Dal lockdown in poi, è diventato essenziale Google Meet, il quale permette di programmare e svolgere riunioni da remoto. 

 Particolare attenzione è stata posta sulla sicurezza dei dati dell’utente, rendendo i documenti presenti nel Drive privati e visualizzabili solo dal creatore. Le sue impostazioni di amministrazione offrono un controllo totale sugli utenti, sicurezza e dispositivi. 

 Altre applicazioni standard presenti, oltre alle principali, sono Moduli e sites per la creazione di sondaggi e per realizzare siti web coerenti alle esigenze lavorative, Keep è uno strumento utile per l’annotazione delle idee, Apps Script per sviluppare soluzioni personalizzate e, infine, Cloud Search offre il motore di ricerca Google per cercare i documenti presenti nel drive. 

Perché scegliere le funzioni Google a pagamento

Il pubblico al quale si rivolge Google Workspace comprende tutti quegli utenti interessati all’utilizzo di una piattaforma per la produttività. Tra le aziende e persone che potrebbero essere quotidiani fruitori degli strumenti, ci sono le aziende digitali, i liberi professionisti, studenti o anche intere famiglie, gruppi di lavoro da remoto, associazioni e non profit. 

 Spesso molti utenti si chiedono perché ricorrere a Google Workspace se il colosso americano offre gli stessi servizi ma in versione gratuita. Nonostante questa opzione, Google Workspace aggiunge della professionalità ai servizi, rendendoli specifici per le aziende e le loro necessità. Un esempio potrebbero essere le Meet. Se si ha la versione base, la chiamata può durare solo un’ora e, al termine, si dovrà creare un nuovo link e spostarsi su un’altra riunione. Questo ovviamente porta ad una perdita di tempo e conseguentemente ad una diminuzione della concentrazione. La formula a pagamento presenta dei vantaggi essenziali nel mondo lavorativo. Gmail ti consente di creare una mail aziendale personalizzata, lo spazio di archiviazione offerto dal Drive è il doppio rispetto alla versione gratuita. Un altro punto a favore è relativo all’assistenza clienti, la quale sarà disponibile telefonicamente o via mail tutti i giorni 24 ore su 24. Inoltre, la sicurezza prevede delle opzioni aggiuntive, come la verifica a due fattori ed il Single Sign-On. 

Google Workspace e l’integrazione dell’AI 

Il mondo Google è in continua evoluzione. Il colosso americano non ha perso occasione per giocare con l’AI e implementarla nelle sue soluzioni per rendere più efficienti i propri servizi. Le ultime novità in casa Google hanno proprio a che fare con l’Intelligenza Artificiale. La prima importante novità è il lancio dell’app Gemini, disponibile sia per Android che iOS. Google garantisce la protezione dei dati di livello enterprise per tutti coloro che posseggono un abbonamento idoneo Google Workspace. Cosa significa? Che i dati degli utenti saranno al sicuro e che non verranno in alcun modo usati illecitamente per addestrare il software. 

Altra novità decisamente interessante è Google VIDS, la nuova frontiera della generazione di video. Si tratta di un tool integrato nella suite di Google Workspace, in grado di generare in totale autonomia video presentazione professionali. Il suo utilizzo è molto semplice e intuitivo: con dei semplici prompt testuali o attraverso il caricamento di documenti di riferimento realizzare delle video presentazioni professionali sarà un gioco da ragazzi. L’AI estrapola i dati più importanti dai file, realizzando una presentazione su misura, completamente personalizzabile. È possibile infatti scegliere in fase di post produzione il template più adatto, decidere se inserire o meno una voce fuori campo (anche generata con l’AI) e personalizzare con immagini e media a tuo piacimento. 

Entrambe queste funzionalità sono incluse nell’abbonamento Google Workspace. 

I costi di Google Workspace

Come qualsiasi piattaforma che offre un servizio, Google Workspace ha un costo che si basa sul tipo di piano scelto. Ciò che va a distinguere i diversi abbonamenti, sono le caratteristiche offerte in tema di spazio offerto dal cloud o i parametri di sicurezza tramite Google Vault. Tutti i contratti sono su base annuale, questo significa che dal momento in cui si inizia un abbonamento si deve concludere nell’annualità. L’abbonamento base è il Business Starter, con il quale si paga solo il servizio utilizzato e ti permette di aggiungere o eliminare utenti. La versione successiva è Business Standard che ti offre uno spazio di archiviazione di 2 TB per tutti i collaboratori aziendali. Questa consente riunioni con massimo 150 partecipanti e la possibilità di registrarle. Infine, la versione più ricca è Business Plus, la quale offre ai clienti numerosi vantaggi. La mail aziendale sarà personalizzata e protetta con eDiscovery, 5 TB di spazio, riunioni con massimo 250 partecipanti con possibilità di registrare e monitorare i partecipanti. Per le aziende con più di 300 collaboratori, è stata ideata la versione di Google Workspace Enterprise. Questa offre crittografia S/MIME, controlli di gestione e conformità, Vault, DLP, sicurezza avanzata, aree geografiche dati e gestione endpoint aziendali. Per questo piano, lo spazio di archiviazione è illimitato. 

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