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La Suite di Google è uno spettacolo. Scopri perché

Cos'è Google Workspace e perché conviene
15/02/2023

Google Workspace è uno spazio virtuale dove i legami lavorativi si solidificano.
Scopri perchè scegliere la Suite di Google e che vantaggi ci sono

In seguito alla pandemia da Covid-19, il mondo del lavoro è cambiato drasticamente. Se prima questo si svolgeva esclusivamente in azienda, ora è possibile lavorare in qualsiasi parte ci si trovi. Questo è stato possibile con il crescente passaggio da computer a mobile, il quale ormai offre una miriade di funzionalità. Il tutto, è stato favorito dalla forte crescita di piattaforme dedicate interamente al mondo del lavoro.

Qualche anno fa ci si affidava alla suite di Microsoft per effettuare le abitudinarie attività lavorative. Tramite la sottoscrizione di un abbonamento, questa ti permette di creare presentazioni, redigere documenti ed utilizzare fogli di calcolo. La continua digitalizzazione e la pandemia, hanno portato alla crescita di applicazioni in precedenza considerate secondarie. Conosciuta anche con il nome di G Suite, Google Workspace, grazie ai suoi servizi offerti si è guadagnata una posizione competitiva rispetto al suo avversario. In questo articolo andremo a fare un focus su cos’è Google Workspace e come funziona, così da averne una visione completa e chiara. 

dunp reseller di Google Workspace

Google Workspace racchiude al suo interno tutte quelle applicazioni destinate ad un uso lavorativo. Deducibile anche dal nome stesso, è uno spazio di lavoro, sul quale creare documenti, fogli di calcolo affiancati da grafici, presentazioni e sondaggi da sottoporre ai propri clienti. Questa applicazione è messa a disposizione di tutti gli utenti, i quali possono scegliere se usufruirne da pc o da smartphone. Inoltre, è compatibile su qualsiasi tipo di dispositivo, come ad esempio notebook o ipad. 

I servizi offerti da Google Workspace sono molteplici. Al suo interno possiamo trovare gmail, differente dalla forma gratuita in quanto personalizzabile sulle esigenze professionali, Calendar professionale per programmare eventi e riunioni, Drive che permette un ampio spazio di archiviazione, non solo per i documenti ma anche foto e file di Microsoft. Dal lockdown in poi, è diventato essenziale Google Meet, il quale permette di programmare e svolgere delle riunioni con fino a dieci partecipanti. Particolare attenzione è stata posta sulla sicurezza dei dati dell’utente, rendendo i documenti presenti nel Drive privati e visualizzabili solo dal creatore. Le sue impostazioni di amministrazione ti offrono un controllo totale sugli utenti, sicurezza e dispositivi. 

Altre applicazioni standard presenti, oltre alle principali, sono Moduli e sites per la creazione di sondaggi e per realizzare siti web coerenti alle esigenze lavorative, Keep è uno strumento utile per l’annotazione delle idee, Apps Script per sviluppare soluzioni personalizzate e, infine, Cloud Search offre il motore di ricerca Google per cercare i documenti presenti nel drive. 

Perché scegliere le funzioni Google a pagamento

Il pubblico al quale si riferisce Google Workspace comprende tutti quegli utenti interessati all’utilizzo di una piattaforma per la produttività. Tra le aziende e persone che potrebbero essere quotidiani fruitori degli strumenti, sono le aziende digitali, i liberi professionisti, studenti o anche intere famiglie, gruppi di lavoro da remoto, associazioni e non profit.   

Spesso molti utenti si chiedono perché ricorrere a Google Workspace se il colosso americano offre gli stessi servizi ma in versione gratuita. Nonostante questa opzione, Google Workspace aggiunge della professionalità ai servizi, rendendoli specifici per le aziende e le loro necessità. Un esempio potrebbero essere le Meet. Se si ha la versione base, la chiamata può durare solo un’ora e, al termine, si dovrà creare un nuovo link e spostarsi su un’altra riunione. Questo ovviamente porta ad una perdita di tempo e anche ad una diminuzione della concentrazione. 

La formula a pagamento presenta dei vantaggi essenziali nel mondo lavorativo. Gmail ti consente di creare una mail aziendale personalizzata, lo spazio di archiviazione offerto dal Drive è il doppio rispetto alla versione gratuita. Un altro cambiamento è relativo all’assistenza clienti, la quale sarà disponibile telefonicamente o via mail tutti i giorni 24 ore su 24. Inoltre, la sicurezza prevede delle opzioni aggiuntive, come la verifica a due fattori ed il Single Sign-On.     

I costi di Google Workspace

Come qualsiasi piattaforma che offre un servizio, Google Workspace ha un costo che si basa sul tipo di piano scelto. Ciò che va a distinguere i diversi abbonamenti, sono le caratteristiche offerte in tema di spazio offerto dal cloud o i parametri di sicurezza tramite Google Vault. Tutti i contratti sono su base annuale, questo significa che dal momento in cui si inizia un abbonamento si deve concludere nell’annualità. 

L’abbonamento base è il Business Starter, con il quale si paga solo il servizio utilizzato e ti permette di aggiungere o eliminare utenti. La versione successiva è Business Standard che ti offre uno spazio di archiviazione di 2 TB per tutti i collaboratori aziendali. Questa consente riunioni con massimo 150 partecipanti e la possibilità di registrarle. Infine, la versione più ricca è Business Plus, la quale offre ai clienti numerosi vantaggi. La mail aziendale sarà personalizzata e protetta con eDiscovery, 5 TB di spazio, riunioni con massimo 250 partecipanti con possibilità di registrare e monitorare i partecipanti. Per le aziende con più di 300 collaboratori, è stata ideata la versione di Google Workspace Enterprise. Questa offre crittografia S/MIME, controlli di gestione e conformità, Vault, DLP, sicurezza avanzata, aree geografiche dati e gestione endpoint aziendali. Per questo piano, lo spazio di archiviazione è illimitato.

Google Workspace e Microsoft: quale scegliere? 

Quando bisogna scegliere se utilizzare Google Workspace o la suite di Microsoft, la scelta non è mai semplice. Entrambi infatti, offrono strumenti simili e con il medesimo approccio, anche se si basano su meccanismi del tutto differenti. Spesso, soprattutto in ambito aziendale, è difficile fare una scelta. Bisogna quindi fare un’analisi di entrambe le piattaforme, così da mostrarne vantaggi e svantaggi, facilitandone la scelta. 

La prima differenza è sul cloud, in quanto sia Google che Microsoft basano le loro suite su di esso. Nel caso di Microsoft 365 i pacchetti si aggiornano automaticamente, mentre per Google e sono programmi offline. D’altro canto Google offre i programmi solo dal browser. L’esperienza offerta è uguale a quella degli strumenti personali, così che gli utenti possano avere familiarità con gli strumenti di Workspace.  Gli strumenti possono essere utilizzati per scopi produttivi sia per Microsoft 365 che Google Workspace. In questo contesto però, Google sembra avere la meglio. Il suo vantaggio è dato da Sites, grazie alla quale è possibile creare modelli comprensibili e progetti interni. Microsoft offre un programma simile, ossia Microsoft SharePoint, il quale è meno intuitivo e, nonostante offre più possibilità, è più difficile utilizzarlo. 

Se si parla di sicurezza entrambe le aziende sono ottime. Dovendosi attenere a direttive precise per la protezione dati dell’utente, sia Google che Microsoft si affidano ad elevate crittografie. Infatti, entrambe le piattaforme sono certificate stando agli standard internazionali per la sicurezza e protezione dei dati nel cloud. Nello specifico, Google Workspace è certificata secondo le norme SOC 2 e 3.

(articolo di Angelo Dino Surano e Federica Tancredi) 

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