Adegua il tuo sito alle normative GDPR

Cos'è un cookie?

I cookie servono a memorizzare alcune informazioni sul browser dell'utente durante la sua navigazione sul sito. I cookie sono ormai indispensabili per consentire il corretto funzionamento di un sito. In più, molte tecnologie di terza parte che siamo soliti integrare nei nostri siti, come anche un semplice widget video di YouTube, si avvalgono a loro volta di cookie.

Come adeguare il sito alla cookie policy?

Oltre a predisporre una cookie policy, per adeguare un sito web alla cookie law è necessario integrare nel sito un cookie banner alla prima visita di ogni utente e acquisire il consenso sulle preferenze di utilizzo dei cookie.. Alcuni tipi di cookie, come quelli rilasciati da strumenti quali i pulsanti di condivisione sui social, vanno infatti rilasciati solo dopo aver ottenuto un reale consenso da parte dell'utente.

Ai sensi del GDPR, se l'utente ha la possibilità di immettere direttamente dati personali sul sito/app, ad esempio compilando un form di contatto, di registrazione al servizio o di iscrizione alla newsletter, è necessario raccogliere un consenso libero, specifico ed informato, nonché registrare una prova inequivocabile del consenso.

Analogamente al GDPR, anche per la LGPD brasiliana il titolare del trattamento deve dimostrare, attraverso l'archiviazione di una prova, di aver raccolto correttamente il consenso dell'utente.

Cosa si intende per consenso al trattamento dei dati personali?

È necessario raccogliere un consenso per ogni specifica finalità di trattamento – ad esempio, un consenso per inviare newsletter e un altro consenso per inviare materiale promozionale per conto di terzi. I consensi possono essere richiesti predisponendo una o più checkbox non pre-selezionate, non obbligatorie ed accompagnate da dei testi informativi che facciano capire chiaramente all'utente come saranno utilizzati i suoi dati.

Come è possibile dimostrare il consenso in modo inequivocabile?

È necessario raccogliere una serie di informazioni ogni volta che un utente compila un modulo presente sul proprio sito/app. Tali informazioni includono un codice identificativo univoco dell'utente, il contenuto della privacy policy accettata e una copia del modulo presentato all'utente. Queste informazioni vanno archiviate in un Registro Preferenze Cookie che deve essere consultabile in qualsiasi momento dalle autorità preposte al controllo.

La email che ricevo dall'utente a seguito della compilazione del modulo non è una prova sufficiente perché mancano alcune informazioni necessarie a ricostruire l'idoneità della procedura di raccolta del consenso, come la copia del modulo effettivamente compilato dall'utente. Se l'attività non ha sede in Italia, per esempio, bisogna far riferimento alla legislazione attiva nel paese in cui sono raccolti i dati.

Il CCPA (California Consumer Privacy Act) impone che agli utenti californiani venga data informazione del come e del perché i loro dati vengono utilizzati, i loro diritti in merito e come possono esercitarli, incluso il diritto di esercitare l'opt-out. Se ricadi nell'ambito di applicazione del CCPA, dovrai fornire queste informazioni sia nella tua privacy policy che in un avviso di raccolta dati mostrato alla prima visita dell'utente (dove necessario).

Per facilitare le richieste di opt-out da parte degli utenti californiani, è necessario inserire un link “Do Not Sell My Personal Information”(DNSMPI) sia all'interno dell'avviso di raccolta dati mostrato alla prima visita dell'utente, che in un altro punto del sito facilmente accessibile dall'utente (una best practice è quella di includere il link nel footer del sito).

La mia organizzazione non ha sede in California, devo comunque adeguarmi al CCPA?

Il CCPA può applicarsi a qualunque organizzazione che tratta o che potrebbe potenzialmente trattare informazioni personali di utenti californiani, indipendentemente dal fatto che l'organizzazione si trovi o meno in California. Poiché gli indirizzi IP sono considerati informazioni personali, è probabile che qualsiasi sito web che riceva almeno 50 mila visite uniche all'anno dalla California rientri nell'ambito di applicazione del CCPA.

In alcuni casi può essere opportuno proteggere la propria attività online da eventuali responsabilità predisponendo un documento di Termini e Condizioni. I Termini e Condizioni di solito prevedono clausole relative all'uso dei contenuti (copyright), limitazione di responsabilità, condizioni di vendita, permettono di elencare le condizioni obbligatorie previste dalla disciplina sulla tutela del consumatore e molto altro.

I Termini e Condizioni dovrebbero includere quantomeno queste informazioni:

• i dati identificativi dell'attività;
• una descrizione del servizio offerto dal sito/app;
• le informazioni su allocazione dei rischi, responsabilità e liberatorie;
• garanzie (se applicabile);
• diritto di recesso (se applicabile);
• informazioni sulla sicurezza;
• diritti d'uso (se applicabile);
• condizioni d'uso o di acquisto (come requisiti di età o restrizioni legate al paese);
• politiche di rimborso/sostituzione/sospensione del servizio;
• informazioni sui metodi di pagamento.

Quando è obbligatorio predisporre un documento di Termini e Condizioni?

I Termini e Condizioni possono rendersi utili in qualunque scenario, dall'e-commerce al marketplace, dal SaaS all'app mobile e al blog. Nel caso dell'e-commerce, non solo è consigliabile, ma è spesso obbligatorio predisporre questo documento.

Posso copiare e utilizzare un documento di Termini e Condizioni da un altro sito?

Il documento di Termini e Condizioni è essenzialmente un accordo giuridicamente vincolante, e pertanto non solo è importante averne uno, ma è anche necessario assicurarsi che sia conforme ai requisiti di legge, che descriva correttamente i tuoi processi aziendali ed il tuo modello di business, e che rimanga aggiornato rispetto alle normative di riferimento. Copiare i Termini e Condizioni da altri siti è molto rischioso in quanto potrebbe rendere il documento nullo o non valido.